Présentation de l’association

Le mouvement e-graine est un mouvement d’éducation populaire associatif qui promeut et met en oeuvre l’éducation à la citoyenneté mondiale (ODD 4.7) sur le territoire français. Au travers des méthodes éducatives (actives), le mouvement accompagne l’engagement citoyen pour faciliter la construction des territoires solidaires et responsables chez le plus grand nombre, tout au long de la vie.

Fort de 16 ans d’histoire, le mouvement est aujourd’hui présent dans 8 régions (via des associations locales autonomes). Dans chaque région, une association autonome gouvernée par des citoyens est créée (Association Locale ou association régionale ci-après). Certaines d’entre elles disposent d’établissements secondaires pour être au plus proche des bassins de vie et développer un véritable écosystème partenarial. Ces organisations représentent aujourd’hui 40 bénévoles dirigeants, et 70 ETP. Des prévisions de développement important ont été annoncées par les structures territoriales. En 2016, à la suite d’un diagnostic organisationnel, commandé par les 4 associations e-graine existantes à l’époque, les membres du mouvement ont décidé de créer une structure nationale pour faciliter le développement de leur coopération et porter nationalement le projet politique : l’Union des associations e-graine.

L’Union des Associations e-graine est l’association cœur de réseau du mouvement e-graine. Elle a pour mission de faciliter la réalisation du Projet Associatif (renouvelé en 2021) notamment par toute action de mutualisation et d’essaimage du modèle associatif, et toute action de soutien aux Associations Locales. Elle offre également un espace de représentation nationale pour l’ensemble des Associations Locales.

Aujourd’hui, l’Union des associations e-graine, compte 12 permanents, dont les métiers sont :

• l’animation du réseau ;
• l’accompagnement personnalisé des associations locales ;
• la capitalisation et la création d’ingénierie ;
• la coordination de programmes nationaux coopératifs ;
• la fonction opérateur (gestion d’un organisme de formation / gestion d’agréments…) ;
• le développement partenarial ;
• la mobilisation citoyenne ;
• et depuis plus récemment le plaidoyer.

Cette union est gouvernée par un conseil d’administration composé par un représentant de chaque association régionale. Ce conseil d’administration délègue une partie de ses pouvoirs au bureau composé de 3 personnes et à un délégué national. Pour conduire ses activités, l’Union s’appuie sur une équipe stable de 12 personnes mobilisées. Un renforcement de l’équipe est en cours.

En 2017, l’Union des associations e-graine a été lauréate du dispositif P’INS (porté par l’Avise et la fondation MACIF) qui lui a permis de modéliser le développement du mouvement. Cet accompagnement d’un an s’est conclu par l’obtention d’un financement du Fonds Social Européen portant notamment sur la capitalisation des savoir-faire des associations e-graine et l’essaimage de son projet associatif sur de nouveaux territoires. En 2019, nous avons par ailleurs reçu notre premier financement de la part de l’Agence Française de Développement (notamment en vue de la Structuration du Milieu Associatif – SMA). Ce financement nous a permis de consolider notre structuration nationale et a fait augmenter sensiblement nos activités. La confiance qui nous a été accordée par l’AFD s’est affirmée par le renouvellement de ce financement avec une augmentation de 20% pour les années 2022-24. Plus récemment l’Union des associations e-graine a obtenu le label IDEAS. Cette labellisation, en plus d’attester des bonnes pratiques de l’association en matière de gouvernance ; de gestion des finances et de pilotage, offre une nouvelle visibilité au mouvement associatif. C’est également un gage de confiance pour nos partenaires et cela nous permet d’intégrer le cercle du Label IDEAS.

Les associations e-graine ont reçu, en 16 années d’existence, de nombreuses reconnaissances et prix pour la pertinence et la qualité de leurs projets pédagogiques ou de leur gouvernance.

De plus, les associations locales, du fait de leur proximité avec le terrain, de leur capacité d’innovation et de contraintes sectorielles ont eu besoin de créer des organisations spécialisées :

• Faireprod : agence de production plurimédia au service de l’intérêt général, créé par e-graine Île-de-France en 2009 ;
• Terravox : spécialiste de la prévention des déchets et créateurs de communautés circulaires, créé par e-graine Île-de-France en 2017 ;
• La Maison Des Alternatives : tiers-lieu d’éducation à la citoyenneté mondiale en milieu rural, créé par e-graine Grand Est en 2014 ;
• Le Laboratoire d’Initiatives Alimentaires (LIA) : catalyseur d’initiatives citoyennes en matière d’alimentation saine et durable en milieu urbain, créé par e-graine Nouvelle-Aquitaine en 2021 ;
• Savoir Devenir : organisme de formation coopératif des acteurs de l’ESS, créé par l’Union des associations e-graine, en 2022.

Ces organisations détenues en partie ou en totalité par une ou des association(s) du mouvement sont des accélérateurs d’impact. Pour autant, nous avons du mal à trouver leur positionnement au sein du mouvement et principalement leur articulation avec la gouvernance.

Aujourd’hui, en plus de ces organisations spécialisées et de l’essaimage territorial, les organisations expérimentent des projets européens et autres actions en dehors du périmètre de la France métropolitaine (renforcement de capacité, partage d’expérience, co-création d’outils).

Le budget consolidé du mouvement était de, 2,8 M€ en 2019, de 2 M€ en 2020 (avec 8 mois sans activité) et de 3,2 M€ en 2021 (avec un trimestre sans activité).

Contexte de l’action

À l’occasion des 15 ans d’e-graine, l’ensemble des parties prenantes du mouvement (adhérent·es dont bénévoles dirigeant·es, salarié·es et partenaires) ont pu contribuer pendant 1 an à la réécriture collaborative de notre projet associatif et de notre projet stratégique. Cette démarche a été accompagnée par un cabinet de consultance grâce à un financement du fonds FRIO (Fond de Renforcement Institutionnel et Organisationnel, Coordination Sud). Fort de cette réussite et des ambitions à 5 ans que nous avons définies collectivement, nous éprouvons le besoin de repenser et adapter notre gouvernance pour favoriser la mise en œuvre de notre projet stratégique de manière efficiente et ainsi soutenir le développement de notre impact.

En parallèle, nous avons entamé une démarche de labellisation IDEAS afin d’évaluer notre association au travers du prisme des 90 bonnes pratiques identifiées par l’Institut portant sur la Gouvernance, les Finances, le Pilotage & l’Évaluation et avons pu mener une phase d’optimisation pour progresser dans notre structuration. Nous avons soutenu notre dossier face au comité de labellisation en septembre 2022 et nous sommes à présent officiellement labellisés. Aujourd’hui nous avons une bonne notation sur notre gouvernance actuelle (transparence, gestion désintéressée, participation active des membres, traçabilité de l’information…) mais nous avons besoin de la renforcer pour atteindre nos objectifs de demain. Pour cela, e-graine a de nouveau sollicité et obtenu un financement du fonds FRIO, porté par Coordination SUD.

Les axes de réflexion présenté dans cette demande de financement sont :

• L’évolution et l’ouverture de notre gouvernance, établie à la création de l’Union (2016), pour compléter les points de vue et avoir les compétences nécessaires à la réalisation de nos ambitions ;
• Réflexion sur la création de nouvelles organisations pour compléter notre mouvement (fond de dotations, véhicule de gestion de nos investissement immobilier pour les tiers lieux citoyen…).

 

OBJET DE LA MISSION

Objectif général

L’objectif général de cette action est de définir un nouveau modèle organisationnel et de gouvernance au service de nos ambitions collectives.

Objectif spécifique

Les objectifs spécifiques sont de :

• Repenser notre organisation cible à 2030 ;
• Repenser la gouvernance nécessaire à son bon fonctionnement ;
• Planifier notre évolution.

Résultats attendus :

Les résultats attendus sont que :

• Une organisation cible est définie incluant des nouveaux organes de gouvernance ;
• Les membres du mouvement e-graine partagent la même vision de l’organisation cible et comprennent les risques de cette évolution organisationnelle ;
• L’ensemble des membres de la direction des différentes organisations sont capables de piloter l’évolution en alliant une vision claire de la direction structurelle et opérationnelle ;
• L’ensemble des membres e-graine sont embarqués dans le projet de transformation.

Activités :

Afin de mener à bien cette mission, le conseil d’administration de l’Union des associations e-graine a ouvert au printemps dernier un Groupe de travail, et l’équipe de direction a mené plusieurs ateliers lors de séminaires afin d’établir un pré-diagnostic interne. Pour réaliser cette opération, et avant la consultation de prestataires spécialisés pouvant établir une proposition alternative, nous avons imaginé mettre en place un plan d’action d’un an avec deux grandes étapes :

• Un temps de travail sur la définition de l’organisation cible ;
• Un temps de travail sur notre déclinaison organisationnelle, juridique et humaine.

Ensuite, nous mènerions des ateliers de co-construction avec les différentes parties prenantes de nos organisations. Pour y parvenir nous agirions de la façon suivante :

• Diagnostic actuel et recensement des besoins ;
• Définition de l’organisation cible ;
• Planification juridique et adaptation des organes de gouvernance ;

Les parties prenantes, comme décrit plus haut, sont :

• Les membres du conseil d’administration de l’Union
• Les dirigeants des structures associatives locales et nationales
• Les dirigeants des organisations spécialisées

Nous pourrions distinguer, les phases suivantes au projet :

• Un diagnostic organisationnel sur 5 jours :
• Un travail sur l’organisation cible sur 20 jours ;
• Une phase de planification des statuts/juridique sur 3 jours.

1. Diagnostic organisationnel / Revue documentaire (5 jours)

Afin de bien comprendre l’histoire d’e-graine, de faire l’état des lieux du mouvement, de connaître son écosystème en pleine mutation et de saisir les enjeux qui attendent le mouvement, une phase d’immersion est nécessaire. En 2021, dans le cadre de l’accompagnement à la refonte du projet associatif, un diagnostic organisationnel avait été réalisé et a fourni une base solide de données qui pourraient être utilisées et approfondies si nécessaire.

Dans ce cadre, le·la consultant·e devra mener :

• Une revue documentaire (documents cadres et historiques du mouvement),
• Une analyse documentaire sur l’évolution du secteur à partir des documents fournis,
• Réaliser des entretiens individuels avec 6 personnes du mouvement (COPIL du projet et direction régionale) et des directeurs des organisations spécialisées,
• Un entretien collectif avec le bureau de l’association notamment sur les sujets de la gouvernance et du pilotage.

Cette phase devra déboucher sur un diagnostic qui sera présenté au conseil d’administration de l’Union en février 2023 afin de compléter le présent dossier. Afin de rendre la suite efficiente, il sera nécessaire de valider avec le COPIL les principaux questionnements.

2. Établissement de l’organisation cible (20 jours – 2 consultants)

Cette phase est le coeur du projet et devra faire participer différentes parties prenantes :

• Les membres du conseil d’administration de l’Union ;
• Le comité d’audit ;
• Les directions de structures du mouvement (associations et organisations spécialisées).

Suite au diagnostic et cadrage des besoins d’évolution organisationnelle, des ateliers de co-construction pour permettre à chacun d’exprimer sa vision de l’organisation de demain seront organisés. L’objectif étant de parvenir à :

• une définition de scénarios d’évolution de la gouvernance et de l’organisation cible (8 jours)
• une proposition de plusieurs typologies de scénarios d’évolution par la consultance, incluant modèles organisationnels, modes de décisions, instances d’échanges, évolutions des responsabilités individuelles, recrutement éventuel, etc

À partir de ces propositions, des ateliers participatifs seront réalisés avec les parties prenantes concernées sur les scénarios proposés (clarification, positionnement individuels et collectifs), qui nourriront trois séances pour faciliter l’arbitrage par la direction et le CA.

Ensuite plusieurs ateliers d’information seront réalisés pour permettre à l’ensemble des membres de s’approprier le projet de transformation.

3. Planification des statuts / juridique (3 jours)

Pour finaliser le processus, nous aimerions entamer notre transformation par deux autres phases :

• Phase 1 : Refonte de nos statuts selon l’organisation cible retenue ;
• Phase 2 : Planification et budgétisation des évolutions organisationnelles.

Les principaux protagonistes de cette phase seront :

• Les membres du conseil d’administration de l’Union ( passé et futur) ;
• Les directions des structures e-graine (associations et organisations spécialisées). Le comité de direction du mouvement est composé de la direction de l’Union, des directeur·trices régionaux·ales et des directeur·trices des organisations spécialisées du mouvement.
• des personnalités qualifiées

Temps fédérateurs :

Le mouvement est riche de nombreux espaces de co-construction. En fonction des besoins, le/la consultant·e pourra modifier la proposition de méthodologie initiale et s’appuyer sur ces différents espaces d’échange déjà effectifs en interne pour travailler sur les enjeux préalablement cités.

Les espaces d’échange du mouvement :

• Réunion du CA de l’Union : 1 fois par trimestre en présentiel pendant 1,5 jours ;
• Séminaire de coordination : réunion de la direction salariée des associations régionales 1 fois par trimestre pendant 3 jours ;
• Germoir national : réunion de l’ensemble des administrateur·trices et des permanent·es du mouvement pendant 3 à 5 jours une fois par an, en juillet.
• Germoirs locaux : réunion de l’ensemble des administrateur·trices et des permanent·es de chaque association régionale pendant 2 jours une fois par an.
• L’assemblée générale de l’Union a lieu en juillet.
• Les assemblées générales régionales qui se déroulent avant la fin du mois de mai.
• L’assemblée associative composée de tou·tes les adhérent·es des associations régionales a pour rôle de valider les évolutions du projet associatif.

 

DURÉE DE LA MISSION ET MODALITÉS FINANCIÈRES

Durée de la mission

La mission, comme décrite précédemment, se déroulera en plusieurs étapes. Le·la consultant·e présentera une méthodologie pour répondre à notre besoin avec des jours dédiés à chaque étape. Toutes autres étapes identifiées comme nécessaires devront être incluses à la proposition afin de pouvoir examiner les feuilles de route dans leur intégralité.

A titre indicatif, voici les temps que nous pensons nécessaires pour la méthodologie mais vous pouvez procéder différemment.

PHASES 

Diagnostic organisationnel 5 jours

Travail sur l’organisation cible 20 jours

Phase de planification des statuts/juridique 3 jours

TOTAL 28 jours

Nous précisons que le dossier fait l’objet d’un cofinancement du FRIO. A ce titre, un bilan tripartite e-graine, prestataire(s) et chargé·e de mission FRIO sera à prévoir à l’issue de la mission.

Modalités financières

Notre budget prévisionnel maximum de la consultance est de 21 000 euros TTC. Les modalités d’intervention et de méthodologies pourront être amendées en fonction de ce critère prix.

 

MODALITÉS D’INTERVENTION

Pour garantir la bonne réalisation de ce projet, nous mettrons en place un comité de pilotage (COPIL) composé de bénévoles dirigeants, des cadres des organisations, de salariés, d’adhérents des associations locales et de sociétaires des organisations spécialisées.

 

PRODUCTION DES LIVRABLES

Nous établirons deux types d’indicateurs : une partie qualitative et une partie quantitative.

Au niveau qualitatif :

• Nous évaluerons le taux de maîtrise du sujet par les membres du COPIL en amont et en aval de la démarche ;
• Nous évaluerons le taux de satisfaction à l’issue de chaque atelier.

Au niveau quantitatif :

• Un organigramme cible est disponible
• Un outil de planification stratégique (plan d’action) est disponible

 

PROFIL DE LA CONSULTANCE

Nous privilégions un groupement de consultants avec la double compétence changement d’échelle d’une tête de réseau et juridique.

Nous recherchons un facilitateur de coopération qui pourra alterner entre la création et l’animation de temps d’intelligence collective, des temps d’entretiens individuels et détenant une bonne qualité rédactionnelle pour garantir la qualité de rendu des synthèses.

Pour cette mission, il est essentiel d’avoir des notions en changement d’échelle d’organisations de l’ESS complexes ainsi que des notions juridiques.

Il est important que le/les consultant(s) connaisse(nt) bien les spécificités d’une tête de réseau, ses métiers et qu’il(s) ai(en)t de l’expérience sur l’accompagnement de direction d’organisation associative, sur leur évolution en termes de gouvernance.

 

CALENDRIER DE RÉALISATION DE L’ACTION

Ces chantiers seront les objectifs prioritaires du Conseil d’administration de l’Union des associations e-graine sur l’année 2022/23.

En termes de planification :

• Le dossier de financement FRIO a été accepté le 29 septembre 2022 ;
• L’appel d’offre est lancé en octobre 2022 (clôture au 15 novembre 2022) ;
• La phase de diagnostic se déroulera sur les mois de décembre et janvier 2022 ;
• La définition de l’organisation cible débutera en février 2023 et devra se terminer en mai 2023 ;
• La définition du plan d’action pourra commencer dès le mois d’avril 2023 et devra être clôturée en juin 2023. Une assemblée générale extraordinaire (AGE) pourra s’organiser en juin 2023 si nécessaire ;
• Le rendu final est prévu pour pour le mois de juillet 2023.
• Le bilan Coordination Sud est annoncé pour le mois de août 2023, il pourra cependant être décalé dans le temps en fonction des éléments qui seront apportés lors l’AGE de juin.

 

MODALITÉS DE REMISE DES PROPOSITIONS

La date limite de réception des offres de propositions est le 15 novembre 2022. Toute proposition reçue après cette date ne sera pas étudiée.

Le contenu de la proposition sera composé d’un CV actualisé, d’une proposition technique et financière du·de la prestataire avec une méthodologie de réponse à notre besoin, de références, et de tout autre élément jugé utile par le/la prestataire.

Tout cela sera envoyé à l’adresse suivante : administration@e-graine.org